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文章の要約は、日常生活やビジネスシーンで非常に長いレポートの要約や論文の要約などに役立つ、重要なスキルです。
しかし、文章を要約するには全ての文章を読む必要があり時間がかかります。そこで、ChatGPTを活用すると、短時間で正確な要約を効率的に作成することができます。
本記事では、ChatGPTを活用した効率的な文章要約のコツをご紹介します！
ChatGPTとは？
ChatGPTは、OpenAIが開発した高度なAI言語モデルです。
コンピュータが人間と同じように話したり、文章を読んだりすることを目指す、自然言語処理の技術を駆使して、ユーザーからの入力に対する応答を生成します。文章作成や文章校正、情報提供など、多岐にわたる用途で利用されている非常に便利なツールです。
ChatGPTを使うと何ができる？
ChatGPTを活用することでビジネスで求められるさまざまなタスクを効率的に行うことができます。
ここでは日常でも行うことが多い、ビジネスメール作成と文章の校正、プレゼンテーションの原稿作成について実際のプロンプトを交えながら紹介します！
ビジネスメールの文章生成
例
以下のメールの返信を考えてください。
条件
「担当者名は山田 太郎、企業名は株式会社○○、お得意様へのビジネスメールとして適切なマナーに沿った文章にすること」
文章
件名：新製品に関するご提案の件
株式会社○○ 山田様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の加藤と申します。
先日は貴社の新製品に関する詳細情報をご提供いただき、誠にありがとうございました。お送りいただいた資料を拝見し、非常に興味深く拝読させていただきました。
特に、最新の技術を取り入れた点や、コストパフォーマンスの良さが際立っていると感じました。つきましては、今後の具体的な協力体制や納期について、さらに詳細な情報をいただけると幸いです。
また、実際のサンプルやデモンストレーションの機会がありましたら、ぜひご案内いただけますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社△△ 営業部 加藤 花子
chatgptの回答
件名：Re: 新製品に関するご提案の件
株式会社△△ 加藤 花子様
いつも大変お世話になっております。株式会社○○の山田でございます。
この度は、弊社の新製品にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。また、詳細資料をご確認いただき、高い評価を賜り、大変光栄に存じます。
ご依頼いただきました今後の具体的な協力体制や納期に関する詳細情報につきまして、準備が整い次第、早急にご案内させていただきます。また、実際のサンプルおよびデモンストレーションの機会についても、追ってご連絡いたします。
その他にもご不明点やご要望がございましたら、何なりとお申し付けください。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社○○ 営業部 山田 太郎
文章の校正
例
以下の文章を正しい文章に校正してください。また、詩的な表現を取り入れたいです。
「今日は晴れていた。朝から青空が広がり、陽射しが心地よかった。家を出て近くの公園を散歩した。公園には多くの人々がいた。子供たちが元気に遊び、大人たちはベンチに座って読書をしたり、おしゃべりをした。
芝生に足を踏み入れた。池には、カモがするすると泳ぎ、時折水面に顔をつけては何かを捕食していた。風が吹くと、木々の葉が音を立て、自然の音がした。」
chatgptの回答
「今日は晴れ渡る青空が広がり、陽射しがまるで絹のように柔らかく降り注ぐ一日でした。家を出て近くの公園へと足を運びました。公園には多くの人々が集い、子供たちは笑顔で元気に遊び、大人たちはベンチに腰掛けて本を読みながら、時には楽しげなおしゃべりに花を咲かせていました。
芝生に足を踏み入れると、池のほとりではカモが水面を滑るように泳ぎ、時折その頭を水中に潜らせては何かを捕食している姿が見えました。風がそよぐたびに、木々の葉がささやき、自然の交響曲が心地よく耳に響き渡りました。」
ChatGPTを用いた文章校正方法について詳しくは以下の記事で紹介しているので、ぜひご覧ください！
プレゼンテーション原稿作成
例
あなたは、プレゼンテーターです。
目的
以下の資料を基に、プレゼンテーションの原稿を作成してください。
条件
テーマは人工知能のこれからについて、対象はビジネスマン、長さは500字程度、強調したい点は人工知能が進化するほど人間の仕事は増えるという点
文章
+付属資料
chatgptの回答
プレゼンテーション原稿
皆さん、こんにちは。本日は「人工知能のこれから」というテーマでお話しさせていただきます。
まず、人工知能（AI）の進化が私たちの生活やビジネスに与える影響について考えてみましょう。多くの方が、AIの進化によって仕事が減り、人間の役割が減少するのではないかという不安を抱いているかもしれません。しかし、実際にはその逆であると考えています。
AIは、多くのルーチン作業を自動化することで、生産性を飛躍的に向上させます。その結果、人間はより創造的で高度な業務に集中することができるようになります。たとえば、データ分析やパターン認識といったAIが得意とする分野では、AIが大量のデータを迅速に処理し、人間がその結果を基に戦略を立てるという役割分担が可能です。
さらに、AIの導入により新たな職種やビジネスモデルが生まれています。AIスペシャリストやデータサイエンティスト、そしてAIを活用した新しいサービスや製品の開発など、これまでになかった仕事が増加しています。
結論として、AIが進化するほど、人間の仕事は増えると言えます。私たちビジネスマンは、この変化をポジティブに捉え、AIと共存しながら新たな価値を創造していくことが求められています。これからの未来を共に築いていきましょう。
ご清聴ありがとうございました。
ChatGPTを活用して業務を効率的に行う方法に関しては、こちらの記事もどうぞ！
ChatGPTは文章の要約が得意？
ChatGPTは、文章の要約に非常に優れた能力を持っています。膨大な量のテキストデータを基に学習されているため、複雑な文章や長文から重要な情報を抽出し、簡潔にまとめることが得意です！
そのため、ユーザーが知りたい核心部分を素早くまとめることに役立ってくれます。例えば、ビジネスレポートや学術論文、ニュース記事など、多岐にわたるテキストの要約を効率的に行うことができます。
要約された文章は元の意図を損なうことなく簡潔で明瞭な形で作成されます。なので、さまざまな情報が溢れている現代社会でも、効率的な情報収集と意思決定をサポートする強力なツールとなるでしょう！また、ChatGPTは多言語対応であり、さまざまな言語での要約も可能です。多言語に対応しているため、国際的なビジネスや学術交流においても、その力を発揮します。さらに、継続的な学習とアップデートにより、その精度と性能は常に向上し続けています！
要約の際には、ユーザーが指定した特定の要件やフォーマットに応じて柔軟に対応できるため、個々のニーズに合わせたカスタマイズも可能です。これにより、よりパーソナライズされた情報提供を行うことができます！
ChatGPTで文章を要約するメリット 3選
ChatGPTを使って文章を要約することで、以下のようなメリットが見込めます。ぜひこれらのメリットを踏まえて日々の業務などにChatGPTの要約を活用してみてください！
- 一貫性が生まれる
- 学習の補助に役立つ
- 言語の壁を超える
一貫性が生まれる
AIモデルに基づいた要約は、一貫したスタイルで行われます。これにより、複数の文書を要約する際にも統一感が保たれます。たとえば、異なる筆者によるレポートや記事を要約する場合でも、読みやすさや構成の一貫性が保証されるため、情報の吸収がスムーズになります。また、一貫性のある要約は、プレゼンテーション資料やレポート作成時に役立ち、プロフェッショナルな印象を与えることができます！
一貫したスタイルでの要約から生まれる情報の整理が容易さが、効率的な情報伝達を実現します。
学習の補助
ChatGPTは学習内容を素早く理解するための補助ツールとしても利用できます。要約によって、重要なポイントに焦点を当てることができ、効率的な学習が促進されます！
特に大量の資料を扱う必要がある場合、要約を活用することで時間を節約し、理解度を高めることが可能です。さらに、試験前の復習やレポート作成時の参考資料としても役立ちます。要約を通じて情報の本質を把握し、学習効果を最大化することができます。
言語の壁を超える
多言語対応のChatGPTを利用することで、異なる言語の文章を要約し、グローバルな情報収集が可能になります。例えば、日本語で書かれた論文を英語に要約することで、国際的な研究者やビジネスマンが情報を共有しやすくなります。
これにより、異なる文化や背景を持つ人々とのコミュニケーションが円滑に進むだけでなく、新しい知見やアイデアの発見にも繋がります。グローバルな視点から情報を整理し、世界中の人々と共に発展するための基盤を築くことができます。
ChatGPTで文章を要約するデメリット 3選
メリットがある一方でデメリットも存在します。ChatGPTを使って文章を要約する際には、今から紹介する3つの点を考慮しながら、要約機能を適切に活用することが重要です！
- AIが文章を誤解するリスク
- 重要な情報が欠落する可能性
- 著作権などの倫理的な問題
AIが文章を誤解するリスク
AIが文脈を完全に理解しない場合、要約が誤解を招く内容になることがあります。特に微妙なニュアンスや専門的な内容では、誤った解釈が生じる可能性があります。例えば、科学的な研究や法律文書など、専門用語が多く含まれる文章では、AIが適切に文脈を理解できず、要約が不正確になることがあります。
このため、重要な決定を下す際には、要約が誤解を招く内容になる可能性を踏まえて、元の文章を確認しましょう！
重要な情報が欠落する可能性
要約の過程で重要な詳細が省略されることがあります。そのため、要約を読んだだけでは必要な情報が十分に得られない場合があります。例えば、詳細なデータや具体的な事例が省略されることで、読者が元の内容を十分に理解できなくなることがあります。また、複雑な議論や多角的な視点が単純化されてしまい、誤った結論に導かれる可能性もあります。
要約の過程で重要な詳細が省略されていないか必ず確認するようにしましょう！
著作権などの倫理的な問題
AIによる自動要約には、著作権やセキュリティに関する問題が含まれることがあります。要約対象の文章が機密情報を含む場合、その取り扱いには注意が必要です。例えば、機密文書や個人情報を含む文章が無断で要約され、第三者に共有されると、法的なトラブルに発展することがあります。
このため、AIを利用する際には、適切な倫理ガイドラインに従い、プライバシーや著作権の保護に十分配慮しましょう！
詳細は記事の後半に登場する”ChatGPTで要約をする際の注意点は？”で紹介します！
ChatGPTで文章を要約するやり方は？
ここまで、ChatGPTを使った要約のメリットやデメリットを見てきました。この章では実際にChatGPTを使ってようやく作業を行う際の手順を紹介します！
文章を要約する際にはこの手順を参考にしながら作業を進めてみてください。
PDF・写真・テキストデータなどのフォーマットで、要約したい文章を用意します！文章が長くなりすぎる際にはいくつかに分割するなどの工夫が必要になります。
朝の光が窓から差し込み、部屋全体がやさしい金色に包まれている。目覚めたばかりの静かな時間、カーテンを開けると、外の世界が新鮮な空気とともに広がっている。街はまだ活動を始めたばかりで、道路にわずかに残る霧が早朝の静けさを引き立てている。窓辺に置かれたコーヒーカップから立ち上る蒸気が、ほんのり甘い香りを放ち、目を覚まさせる。
外に出ると、散歩道に咲く花々が色とりどりの花びらを広げ、青空の下で鮮やかなコントラストを成している。公園では、朝のジョギングをする人たちが軽やかに走り、ペットと散歩する人々が楽しそうに話している。子どもたちは、元気いっぱいに遊び回り、その笑い声が周囲に広がっている。自然の中での穏やかなひとときが、心をリフレッシュさせ、日常の忙しさから解放してくれる。
歩きながら、ふと立ち止まり、近くのカフェに入ると、店内には温かみのある木製の家具と、やさしい音楽が流れている。バリスタが丁寧に淹れるコーヒーの香りが広がり、店内のあちこちに飾られたアートが、訪れる人々を魅了している。カフェの窓から見える景色は、静かな通りと緑豊かな公園が広がり、外の喧騒とは対照的な落ち着いた空間が広がっている。
ここでのひとときが、日々の疲れを癒し、心に新たなエネルギーを与えてくれる。日常の喧騒から一歩引いたこの場所で、ただひとときを楽しむことができる贅沢な時間が、また次の日への活力となる。
文章の用意ができたら、実際に要約する準備に取り掛かります！
文章を要約するために、ChatGPTに具体的な要約指示を出しましょう！下記の例を参考にしてみてください。
例
200文字で要約してください。
朝の光が部屋を包み、新鮮な空気が広がる静かな朝、散歩道の花々や公園での人々の活動が穏やかなひとときを提供する。近くのカフェでは、温かい木製家具とやさしい音楽、香り高いコーヒーが心を癒し、新たなエネルギーを与えてくれる。ここでの贅沢な時間が、次の日への活力となる。
生成された要約を確認し、必要に応じて修正します！修正する際は、具体的に指示出しをしましょう。例えば、「文章をビジネスの場でも使えるフォーマルな形にして」や「文章を丁寧体（です。ます。調）を常体（だ。である。調）にして」などです。以下の例では、要約して欲しい箇所や範囲を指定しています。
例
内容をカフェについてが中心になるように書き換えてください。
朝の光が部屋を包み、新鮮な空気が広がる静かな朝、近くのカフェに足を運ぶ。店内は温かみのある木製の家具とやさしい音楽が流れ、バリスタが淹れる香り高いコーヒーとアートが魅力的だ。窓から見える静かな通りと緑豊かな公園が、外の喧騒を忘れさせる落ち着いた空間を提供し、心を癒し新たなエネルギーを与える。この贅沢なひとときが、次の日への活力となる。
ChatGPTが要約できるデータは？
日々社会やビジネスの情報を集める中で全てを読むのは大変ですよね。ChatGPTでニュース記事を要約すれば記事の全てを読まなくても概要や重要な点を抑えることができるため、情報収集の効率が大幅に向上します！ここではプロンプトの実例を紹介しているので実際に活用してみてください！
新しいAI技術が業務効率化に革命をもたらす
2024年7月22日 – 東京
最新のAI技術が業務効率化に大きな変革をもたらしています。OpenAIが開発したChatGPTは、その一例であり、企業のコミュニケーションやデータ分析、顧客対応など、さまざまな分野で活用されています。特に明確で具体的なプロンプトを使用することで、AIの回答精度が向上し、業務の質を大幅に向上させることができます。
日本国内の大手企業では、ChatGPTを活用した新しい業務プロセスが導入され、従業員の負担軽減と生産性向上が実現されています。例えば、カスタマーサポート部門では、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できるようになり、顧客満足度が飛躍的に向上しました。
さらに、テンプレートを活用することで、時間の節約やチーム全体の共通理解が深まり、より効率的な業務運営が可能となっています。これにより、企業は競争力を維持し、急速に変化する市場環境に適応できるようになります。
専門家は、AI技術の進化が今後も続き、さらに多くの業務分野で活用が進むと予測しています。企業はこのトレンドに乗り遅れないよう、積極的にAI技術を取り入れることが求められます。定期的なテンプレートの見直しと更新を行い、最新の情報を反映させることが重要です。
これからの時代、AIと共に働くことが標準となり、業務の効率化と生産性向上がますます進展していくでしょう。
利用例
このニュース記事を２００字程度で要約してください。
ChatGPT
最新のAI技術、特にOpenAIのChatGPTが業務効率化に大きな変革をもたらしています。企業のコミュニケーション、データ分析、顧客対応で活用され、特に明確なプロンプトを使用することで回答精度が向上。日本の大手企業では、業務プロセスの改善と生産性向上が実現。テンプレート活用で時間節約と共通理解も促進。AI技術の進化は続き、企業は積極的な導入が必要です。定期的なテンプレート更新が重要で、AIと共に働く時代が進展します。
学術論文は内容が複雑なものが多く、自分の専門分野以外の論文を読み解くことは非常に労力と時間を要します。ChatGPTで論文を要約すれば文章の全てを読まなくても研究概要や重要な点を抑えることができるため、論文読解の効率が大幅に向上します！ここでは実際のプロンプトを紹介しているので活用してみてください！
要約
本研究は、最新のAI技術であるOpenAIのChatGPTを活用した業務効率化の実証研究を行ったものである。企業のコミュニケーション、データ分析、顧客対応においてChatGPTを導入し、その効果を定量的および定性的に評価した。結果として、明確かつ具体的なプロンプトを用いることで、AIの回答精度と業務効率が大幅に向上することが示された。
はじめに
近年、AI技術の進歩は目覚ましく、特に自然言語処理(NLP)の分野において顕著である。OpenAIが開発したChatGPTは、その一例として高い注目を集めている。本研究では、ChatGPTを活用して業務効率化を図る試みについて、実証研究を通じてその有効性を検証する。
研究方法
本研究は、日本国内の大手企業数社を対象に、ChatGPTを導入し、以下の3つの領域での効果を評価した。
- 企業のコミュニケーション: 社内の情報共有や意思決定プロセスの効率化を目的とし、ChatGPTを利用した。
- データ分析: ビッグデータ解析においてChatGPTを用い、分析結果の迅速な取得と精度向上を目指した。
- 顧客対応: カスタマーサポート部門での顧客対応にChatGPTを導入し、顧客満足度の向上を図った。
結果
- コミュニケーションの効率化: ChatGPTを活用することで、社内のコミュニケーションが円滑化し、意思決定のスピードが平均で30%向上した。
- データ分析の精度向上: ビッグデータ解析において、ChatGPTを利用することで、分析結果の精度が20%向上し、結果取得までの時間が25%短縮された。
- 顧客対応の改善: カスタマーサポート部門において、ChatGPTを導入した結果、顧客満足度が15%向上し、問い合わせ対応時間が40%短縮された。
考察
本研究の結果は、ChatGPTが企業のさまざまな業務領域で有効に機能することを示している。特に、明確かつ具体的なプロンプトの重要性が強調され、これによりAIの回答精度と業務効率が向上することが確認された。また、テンプレートを活用することで、時間の節約やチーム全体の共通理解が深まり、より効率的な業務運営が可能となることが分かった。
結論
本研究は、最新のAI技術を活用することで業務効率化が実現できることを示している。企業は、ChatGPTを含むAI技術を積極的に導入し、定期的なテンプレートの見直しと更新を行うことで、さらに高い生産性と競争力を維持することが可能である。今後の研究では、他のAI技術との比較や異なる業種での適用可能性についても検討が必要である。
参考文献
- OpenAI. (2023). ChatGPT: Language Model and Its Applications.
- 日本企業におけるAI導入事例集. (2023). 業務効率化の成功事例.
- 自然言語処理学会. (2024). NLP技術の最新動向と応用.
利用例
この学術論文を２００字程度で要約してください。
ChatGPT
本研究は、最新のAI技術ChatGPTを活用した業務効率化の実証研究を行いました。企業のコミュニケーション、データ分析、顧客対応の各領域でChatGPTを導入し、その効果を評価しました。結果、明確なプロンプト使用によりAIの回答精度と業務効率が向上しました。特にコミュニケーション効率化、データ分析精度の向上、顧客満足度の向上が確認され、AI技術の有効性が実証されました。今後は他AI技術との比較や異業種での適用検討が必要です。
ChatGPTはPDFの文章を要約することも可能です！(有料版(ChatGPTPlus)でのみPDFファイルの要約が可能です。)会議で使う資料や配布された文章がPDFであっても、いちいち文章を抜き出さずに要約をすることができます！
利用例
このPDFを200文字程度で要約してください。
ChatGPT
地元の公園を訪れた筆者は、春の訪れを感じる風や緑豊かな風景に心を癒されました。ベンチで本を読みながら過ごし、家族連れやカップル、ジョギングを楽しむ人々の姿に自然と笑顔がこぼれました。犬を連れた女性との交流や、公園のカフェでのひとときも楽しみました。夕焼けが公園を美しく彩る中、自然の中で過ごす時間の大切さを再確認し、また訪れたいと感じました。
要約の精度を上げるコツは？
ChatGPTを使って文章を要約する際、精度を高めるためのコツを6つ紹介します！
ChatGPTに対して明確で具体的な指示を出すことが重要です。
たとえば、「この段落の要点を3つにまとめてください」や「主要な結論を抜き出してください」など、具体的な要約の範囲や内容を示すと精度が上がります。
ChatGPTのようなサービスにはLLMと呼ばれる技術が使われています！
LLMは長文を理解するのが苦手なので、段落ごとに分けて要約することで理解度が上がり、回答の精度が向上します！
段落は特定のテーマやポイントに焦点を当てて書かれており、個別に要約することで、主要なテーマを正確に抽出できます。段落ごとに要約した後にそれらを再度まとめることで、重要な情報を漏らさずに簡潔で正確な最終要約を得ましょう！
要約したい文章の中で特に重要な部分やキーワードをプロンプトの段階で事前に強調しておくことで、ChatGPTがその情報を重視して要約を行うようになります。
一度生成された要約に対してフィードバックを行い、必要に応じて再度要約を依頼します。
「この部分はもう少し詳しく」「この情報は不要」といった具体的なフィードバックを繰り返すことで、要約の精度が向上します。画像のように、リプライ機能を活用することによって、「この部分はもう少し詳しく」のような指示語を用いた指示ができるようになります！
要約の目的を明確にすることで、どの情報が重要かを判断しやすくなります。
たとえば、ビジネスレポートの要約では主要な結論やデータポイントが重要ですが、物語の要約ではプロットの進行が重視されます。このように目的を明確にしておくことで、シーンに合わせた要約が可能になります。
一度に完璧な要約を目指すのではなく、段階的に要約を行い、精度を高めていく方法も有効です。初回では比較的大雑把に要約させ、それを元にもう一度要約することで、より簡潔かつ正確な要約が得られます。
ChatGPTで要約をする際の注意点は？
ChatGPTを使う際には、必ず最終的な確認を人間が行うことが重要です！AIの提案は高度であり多くの場面で役立ちますが、完璧ではありません。そのため、誤情報や不適切な修正が含まれる可能性があります。特に、文脈や細かいニュアンスを完全に理解するのが難しい場合があり、その結果、意図しない意味合いに変わってしまうことが考えられます。
なので、ChatGPTに要約させた文章は必ず人間がチェックすることを心がけてください！
機密情報や個人情報の入力には特に注意が必要です。AIに機密情報を入力することは、情報漏洩のリスクを伴います。ChatGPTはクラウドベースのシステムであるため、入力したデータが外部に保存される可能性があります。
これを防ぐために、重要な情報や個人識別情報（PII）は入力しないようにしましょう！例えば、具体的な個人名や住所、電話番号などは避け、必要に応じてデータを匿名化する方法を取るべきです。
AIの利用に関する社内のガイドラインやポリシーを設けることも重要です。従業員がChatGPTを適切に使用するための明確な指針を提供し、教育やトレーニングを通じてその遵守を徹底させることが求められます。これにより、誤用や不適切な利用を防ぎ、AIの活用を最大限に活かすことができます！
ガイドラインの策定の仕方については以下の記事で解説しているので参考にしてみてください！
まとめ
ChatGPTを活用することで、効率的に文章を要約することが可能です。具体的な指示と適切なフィードバックを行うことで、精度をさらに高めることができます。ぜひビジネスや学業での活用を検討してみてください！
